Vertrieb
Termine buchen lassen, statt Mails hin und her zu schicken
Vier Mails für einen Termin: Vorschlag, Absage, Gegenvorschlag, Bestätigung. Und dann erscheint der Kunde nicht, weil er es vergessen hat und niemand ihn erinnert hat.
- Aufbau
- 2 Stunden
- Spart
- Kein Terminpingpong, weniger Ausfälle
- Womit
- n8n · Make · Google Calendar
So läuft es ab
- 1
Verfügbarkeit öffnen
Freie Zeitfenster aus dem Kalender, mit Puffer davor und danach.
- 2
Buchen lassen
Der Kunde wählt selbst. Der Termin wandert direkt in beide Kalender.
- 3
Bestätigen
Sofort eine Bestätigung mit Ort oder Link, Dauer und einer Möglichkeit zum Verschieben.
- 4
Erinnern
24 Stunden vorher eine kurze Nachricht. Das allein senkt die Zahl der vergessenen Termine deutlich.
Wo es nicht funktioniert
Öffne nie den ganzen Kalender. Ohne Puffer und ohne Sperrzeiten landen Termine direkt hintereinander oder in der Mittagspause. Lege vorab fest, wann du buchbar bist — und halte dich daran.
Fertig gebaut kaufen
Wenn du den Aufbau überspringen willst — aus der Kategorie Automatisierung.
Termin buchen, bestätigen, erinnern
Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.
Postfach vorsortieren — beschriften statt verschieben
Neue Mail → auf das Nötige kürzen → einordnen (Haiku, günstig) → nur bei Sicherheit über 70 % handeln → beschriften → bei »dringend« das Team benachrichtigen. 8 Nodes.
Belege fotografieren, auslesen, verbuchen
Drive-Ordner → Datei laden → Beleg auslesen (Claude Vision) → Plausibilität prüfen (MWST gegen Brutto, Datum, Lesbarkeit) → Weiche → Buchhaltung oder Prüfliste. 7 Nodes, deutschsprachig benannt.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür ein kostenpflichtiges Buchungswerkzeug?
Nicht zwingend. Es gibt offene Lösungen, die sich selbst betreiben lassen, und der Ablauf drumherum — Bestätigung, Erinnerung, Nachfassen — entsteht ohnehin in der Automatisierung.
Wie verhindere ich Doppelbuchungen?
Indem die Verfügbarkeit live aus dem Kalender kommt und der Termin sofort geschrieben wird, nicht erst nach einer Bestätigung. Zusätzlich hilft ein kurzer Sperrzeitraum, während jemand gerade bucht.
Kann ich vor dem Termin Unterlagen anfordern?
Ja. Ein sinnvoller Zwischenschritt ist eine Mail zwei Tage vorher mit den Fragen, die du im Gespräch ohnehin stellen würdest. Das verkürzt den Termin und macht ihn besser.