Automatisierung · n8n

Belege fotografieren, auslesen, verbuchen

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Das steckt drin

Automatisch aus der Datei gelesen

Schritte

externe Dienste

Platzhalter

Ablauf

1
Neuer Beleg im OrdnerGoogle Drive · startet den Ablauf
2
Datei ladenGoogle Drive
3
Beleg auslesenAnthropic (Claude)
4
Prüfen und einordnenEigene Logik
5
Sicher genug?Verzweigung · 2 Wege
6
In die BuchhaltungGoogle Sheets
7
In die PrüflisteGoogle Sheets

Dafür brauchst du einen Zugang bei

Anthropic (Claude)
Google Drive
Google Sheets

✓ Keine fremden Zugangsdaten in der Datei✓ Startet automatisch: Google Drive

Beschreibung

Du fotografierst den Beleg und legst ihn in einen Ordner. Der Rest passiert von selbst: Händler, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer werden ausgelesen, gegen drei Plausibilitätsregeln geprüft und in die Buchhaltungstabelle geschrieben. Der Teil, den andere Vorlagen weglassen: Was nicht sicher erkannt wurde, landet in einer Prüfliste statt falsch in der Buchhaltung. Geprüft wird, ob die Mehrwertsteuer zum Bruttobetrag passt, ob das Datum plausibel ist und wie gut der Beleg lesbar war. Bei Zweifeln entscheidet ein Mensch. Enthalten sind der vollständige Workflow, die Spaltenvorlage für beide Tabellenblätter und eine Anleitung, welche Zugangsdaten wo hinterlegt werden.

Vorschau

Drive-Ordner → Datei laden → Beleg auslesen (Claude Vision) → Plausibilität prüfen (MWST gegen Brutto, Datum, Lesbarkeit) → Weiche → Buchhaltung oder Prüfliste. 7 Nodes, deutschsprachig benannt.

Einrichtung

Drei Platzhalter ersetzen: die Drive-Ordner-ID und zweimal die Tabellen-ID (HIER_..._EINSETZEN). Zugangsdaten für Google Drive, Google Sheets und die Anthropic-API als n8n-Credentials anlegen — der API-Key gehört als Header-Auth-Credential hinterlegt, nicht in den Node. Legt die beiden Tabellenblätter »Buchhaltung« und »Prüfliste« vorher an. Rechne in den ersten Wochen mit einer Trefferquote um 90 Prozent und schau in die Prüfliste, bevor du dich darauf verlässt.

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Was du bekommst

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